Privacy Policy
Informativa sulla privacy in materia di protezione dei dati
1. Informativa sulla protezione dei dati: di cosa si tratta?
La presente Informativa sul trattamento dei dati personali ha lo scopo di informarla sulle modalità e le ragioni della raccolta, del trattamento e dell’utilizzo dei suoi dati personali (anche denominati semplicemente "dati") da parte nostra.
Qui di seguito le forniremo dettagli su:
I dati personali che raccogliamo e trattiamo;
Le finalità per cui utilizziamo i suoi dati personali;
Chi può accedere ai suoi dati personali;
I vantaggi che il nostro trattamento dei dati comporta per lei;
Il periodo di tempo durante il quale trattiamo i suoi dati personali;
I diritti che lei ha riguardo ai suoi dati personali;
Come può mettersi in contatto con noi per ulteriori informazioni o chiarimenti.
2. Di chi è la responsabilità per il trattamento dei dati?
Conforme alla legislazione relativa alla protezione dei dati, la figura del titolare del trattamento dati è quella che stabilisce l’eventualità, la finalità e le modalità di tale trattamento. Il responsabile del trattamento, d'altra parte, è chi gestisce dati personali per nome e per conto del titolare del trattamento.
All'interno delle loro rispettive attività, le seguenti aziende, appartenenti alla Fiduciaria Qualitycom SA, agiscono in qualità di titolari o responsabili del trattamento dei dati personali:
Fiduciaria Qualitycom SA (punto 14):
Qualitycom SA, Corso San Gottardo 54/A, 6830 Chiasso;
Valeria Dotti, Titolare di Qualitycom SA
3. A chi e a quale utilizzo è destinata la presente Informativa sulla Protezione dei dati?
La presente Informativa sulla tutela dei dati è applicabile a tutte le persone le cui informazioni sono trattate da noi, indipendentemente dal ruolo svolto dalla società Qualitycom SA come titolari o responsabili del trattamento, e indipendentemente dal mezzo attraverso il quale ci contattano (ad esempio, telefonicamente o via web). Questo documento riguarda sia i dati personali già in nostro possesso sia quelli che raccoglieremo in futuro, ed è applicabile a tutti i dati personali che trattiamo nell’ambito delle nostre attività di consulenza e gestione aziendale, nonché delle attività correlate.
I nostri processi di gestione dei dati possono coinvolgere vari gruppi di individui, a seconda del contesto in cui trattiamo dati personali. Questi includono:
Individui che sollecitano e/o ricevono i nostri servizi di consulenza;
Dipendenti di aziende che utilizzano i nostri servizi per la gestione del personale (gestione stipendi, comunicazioni con le assicurazioni sociali e private, ecc.);
Contatti di clienti, fornitori, altri fornitori di servizi, autorità ed enti;
Persone che usufruiscono di altri nostri servizi;
Visitatori dei nostri siti web o individui che ci contattano tramite moduli presenti sui nostri siti web;
Persone che ci contattano o ci scrivono in vari modi.
La nostra attività spazia dalla consulenza fiscale, aziendale, contabile, immobiliare e legale alla gestione degli stipendi e dei relativi oneri sociali. Con la nostra società di revisione, operiamo anche nel settore della revisione contabile.
Nell’adempimento delle nostre funzioni, trattiamo i suoi dati personali conformemente alla legislazione vigente (ulteriori dettagli sono disponibili al punto 7). Con questa Informativa sulla protezione dei dati, la desideriamo informare in maniera completa sul nostro ambito operativo. Qualsiasi riferimento presente in questa Informativa si applica in tutti i casi, a meno che non venga comunicato diversamente.
4. Quali dati personali trattiamo?
I "dati personali" fanno riferimento a informazioni che possono essere collegate a una specifica persona, rendendola identificabile. Per ulteriori dettagli sull'origine di questi dati, si rimanda al punto 5, mentre per informazioni sulle finalità del loro trattamento si veda il punto 6.
4.1 Dati Base
I dati base comprendono informazioni essenziali su di lei, necessarie per gestire le nostre relazioni contrattuali e altri rapporti professionali. Ad esempio, gestiamo i suoi dati base se è un nostro cliente, contatto di un nostro cliente, fornitore, locatario, o se lavora per tali entità, o se è membro di uno dei nostri organi. Raccogliamo dati base anche per il controllo degli accessi ai nostri eventi o uffici e su contatti e rappresentanti di partner contrattuali, organizzazioni e autorità. Questi dati possono includere, a seconda della sua relazione con noi, informazioni come nome, cognome, data di nascita, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono e altri dati di contatto, tra gli altri.
4.2 Dati Contrattuali, Dati del Caso e Dati della Prestazione
Questi sono dati personali che emergono in relazione alla stipulazione, esecuzione o scioglimento di contratti. Ad esempio, dati relativi alla stipulazione e gestione di contratti d’affitto per abitazioni o locali commerciali, e dati relativi alla stipulazione di accordi commerciali, finanziari, successori e altri.
4.3 Dati Finanziari
I dati finanziari sono informazioni personali che riguardano la situazione finanziaria, fiscale, pagamenti e l'esecuzione di crediti. Questi possono includere informazioni sul salario.
4.4 Dati di Comunicazione
Se ci contatta, ad esempio per email o telefono, trattiamo i contenuti della comunicazione e dati sul tipo, momento e luogo della comunicazione. Possiamo anche chiederle un documento d’identità per l’identificazione.
4.5 Dati Tecnici
Quando utilizza i nostri siti web, app, reti WiFi o altre offerte elettroniche, raccogliamo determinati dati tecnici, come ad esempio il suo indirizzo IP o l’ID del dispositivo. Questi dati tecnici non ci permettono nella maggior parte dei casi di risalire alla sua identità, ma possono essere collegati con altre categorie di dati e in questo modo eventualmente con la sua persona. Per il trattamento di dati tecnici, osservi anche le nostre informazioni sui cookie.
4.6 Riprese Video
Effettuiamo riprese video negli spazi esterni ai nostri uffici/locali/immobili per finalità di sicurezza e di prova. L'uso delle videocamere di sorveglianza è limitato e segnalato.
4.7 Altri Dati
Raccogliamo anche dati in altre situazioni, ad esempio nel corso di procedure ufficiali di autorità o tribunali, o su chi e quando accede a un determinato stabile o partecipa a eventi o utilizza la nostra infrastruttura e i nostri sistemi.
5. Origine dei Dati Personali
5.1 Dati Forniti
Spesso lei ci comunica direttamente i suoi dati personali, ad esempio tramite e-mail, telefono, un portale o altri canali.
5.2 Dati Ricevuti
Potremmo anche ricevere dati su di lei da terze parti, come datori di lavoro, imprese con le quali collaboriamo, persone che comunicano con noi o da fonti pubbliche.
Attenzione
Se ci fornisce dati su terzi, assumiamo che lei sia autorizzato a farlo e che questi dati siano accurati. La preghiamo di informare tali terzi sul trattamento dei loro dati da parte nostra e di fornire loro una copia della presente Informativa sulla Privacy.
6. Per quali finalità trattiamo dati personali?
Rielaborazione:
Ci occupiamo principalmente del trattamento dei dati personali per portare avanti le nostre attività di consulenza e per la locazione di residenze e spazi commerciali. Questo include ad esempio:
- Fornire consulenza e assistenza al cliente, gestire rivendicazioni legali derivanti da contratti, occuparci di contabilità e concludere contratti. In questo contesto, trattiamo principalmente dati di base, contrattuali, finanziari e di comunicazione.
- Elaborare dichiarazioni fiscali e buste paga, e gestire la contabilità.
- Concludere e gestire contratti di affitto.
Inoltre, trattiamo dati personali per altri scopi legati a queste attività, tra cui:
- Comunicazione: Usiamo dati personali per comunicare con voi, ad esempio per rispondere a richieste e per la gestione dei rapporti con i clienti. A questo scopo utilizziamo principalmente dati di comunicazione e di base e, a seconda del contesto, anche dati contrattuali.
- Esecuzione del Contratto: Trattiamo dati personali per iniziare, gestire ed eseguire rapporti contrattuali, utilizzando principalmente dati di base, contrattuali e di comunicazione.
- Sicurezza e Prevenzione: Per garantire la sicurezza informatica e prevenire frodi e abusi, trattiamo tutte le categorie di dati personali elencate.
- Conformità Legale: Trattiamo dati personali anche per adempiere a obblighi legali, prevenire e identificare violazioni, compresa la realizzazione di obblighi informativi, comunicativi o di notifica.
- Salvaguardia dei Diritti: Utilizziamo i dati personali per far valere le nostre pretese e difenderci da quelle altrui, inclusa la gestione di controversie in sede giudiziaria, pregiudiziale ed extragiudiziale, sia in Svizzera che all'estero.
- Altri Scopi: Trattiamo dati personali anche per scopi amministrativi interni, come la gestione dell'IT e degli immobili, l'archiviazione dei dati, la formazione e l'istruzione, e la trasmissione di richieste ai servizi competenti.
In ogni situazione, il nostro obiettivo è garantire un trattamento dei dati personali rispettoso delle normative vigenti e della privacy dei soggetti interessati.
7. Su quali basi legali si fonda il nostro trattamento dei dati personali?
Nel contesto delle nostre attività di consulenza, il nostro trattamento dei dati aderisce rigorosamente alle normative svizzere sulla protezione dei dati, come stabilito dalla Legge sulla Protezione dei Dati (LPD). Gestiamo i dati personali per assolvere un contratto con la persona coinvolta o con il detentore dei dati, per implementare misure precontrattuali (ad esempio la verifica di una richiesta di contratto), per proteggere i nostri legittimi interessi, basandoci su un consenso separato o per conformarci alle leggi vigenti. Questa pratica è coerente anche nel nostro trattamento dei dati personali relativi all’affitto di residenze o spazi commerciali.
8. A chi inoltriamo dati personali?
Nel quadro delle nostre attività di consulenza, oltre a noi, possono essere coinvolti anche altri enti. Pertanto, i suoi dati personali possono essere elaborati non solo dalla nostra azienda, ma anche da terze parti. Ecco un sommario delle categorie di destinatari a cui i suoi dati personali potrebbero essere divulgati.
Si rimanda per ulteriori dettagli ai punti 3 e 4.
Verifica dell’indirizzo, controllo della solvibilità e recupero crediti: potremmo delegare terze parti per verificare la solvibilità e per il recupero dei crediti, fornendo loro informazioni relative, ad esempio, a crediti pendenti e comportamento di pagamento.
Enti e Uffici: potremmo trasmettere i suoi dati personali a enti, uffici, tribunali e altri servizi pubblici, qualora siamo legalmente obbligati o autorizzati a farlo, o se tale condivisione è necessaria per proteggere i nostri interessi, ad esempio in procedimenti legali, prelitigiosi e extragiudiziali e nell'adempimento di obblighi di legge relativi a informazione e collaborazione. Destinatari includono uffici di esecuzione, tribunali penali e autorità investigative, uffici fiscali o autorità di sicurezza sociale. La condivisione di dati personali può avvenire anche quando ci rivolgiamo a servizi pubblici per ottenere informazioni su una persona interessata.
Altri Enti: nel caso in cui terze parti siano coinvolte per gli scopi in conformità con il punto 4, i dati possono essere condivisi anche con altri destinatari, come altri professionisti o specialisti ai quali richiediamo consulenza professionale, o altre persone coinvolte in procedimenti legali o autorità (ad esempio, in caso di azione regressa contro terzi responsabili o loro assicuratori di responsabilità civile), e, se necessario, anche a potenziali acquirenti di imprese, crediti e altri beni e a società finanziarie in caso di cartolarizzazioni.
Fornitori di Servizi: potremmo anche condividere i suoi dati con aziende delle quali utilizziamo i servizi. Questi fornitori di servizi elaborano dati personali per nostro conto come "responsabili del trattamento". I nostri responsabili del trattamento sono obbligati a trattare i dati personali solo secondo le nostre istruzioni e a implementare misure appropriate per garantire la sicurezza dei dati. Alcuni fornitori di servizi possono anche essere co-titolari del trattamento con noi o titolari del trattamento autonomamente (ad esempio, agenzie di recupero crediti). Mediante una selezione scrupolosa dei fornitori di servizi e adeguati accordi contrattuali, garantiamo che la protezione dei dati sia assicurata durante tutto il trattamento dei suoi dati personali.
Le suddette divulgazioni avvengono per motivi legali o operativi. Di conseguenza, gli obblighi legali e contrattuali di riservatezza non precludono tali condivisioni. I dati dei destinatari in relazione alla consulenza sono condivisi solo nei limiti previsti dalla legge.
La invitiamo anche a consultare le nostre informazioni sui cookie per ulteriori dettagli sulla raccolta di dati da parte di terzi, i cui strumenti sono integrati nei nostri siti web.
9. Come comunichiamo dati personali all’estero?
I dati personali vengono trattati da noi prevalentemente in Svizzera. Tuttavia, facciamo uso anche di comuni servizi IT, per i quali alcuni trasferimenti di dati al di fuori della Svizzera sono inevitabili. Quando trasferiamo i suoi dati personali in uno di questi Paesi, ci impegniamo a garantire adeguatamente la protezione dei suoi dati personali.
Un metodo per assicurare tale protezione consiste, ad esempio, nello stipulare contratti relativi al trasferimento di dati con i destinatari dei suoi dati personali situati in Paesi terzi, che garantiscano un’adeguata protezione degli stessi dati. Questi includono contratti che sono stati approvati, formulati o riconosciuti sia dalla Commissione Europea che dall’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza, noti come clausole contrattuali tipo. È importante notare che, sebbene tali misure contrattuali possano compensare una protezione dati parzialmente deficitaria o assente, non eliminano completamente tutti i rischi, come ad esempio l’accesso da parte di autorità straniere. In circostanze eccezionali, il trasferimento in Paesi senza adeguata protezione dei dati può essere consentito anche in altri casi, ad esempio sulla base del suo consenso, in relazione a un procedimento penale all'estero o quando il trasferimento è essenziale per l'adempimento di un contratto.
10. Come gestiamo i dati personali di particolare sensibilità?
Alcune categorie di dati personali, ad esempio relativi alle convinzioni religiose o filosofiche, attività politiche o sindacali, salute, vita privata, dati genetici e altri sono ritenuti “dati personali di particolare sensibilità” secondo la normativa sulla protezione dei dati. Nella nostra operatività quotidiana, non maneggiamo dati di questa categoria specifica. Tuttavia, procederemo a tale trattamento solo se strettamente necessario e con il consenso esplicito del soggetto interessato. Ulteriori dettagli sono forniti al punto 4.
11. Come assicuriamo la protezione dei dati personali?
Implementiamo misure di sicurezza sia tecniche che organizzative per garantire la protezione dei suoi dati personali da trattamenti non autorizzati o illeciti e per prevenire eventuali perdite, alterazioni accidentali, divulgazioni non autorizzate o accessi non autorizzati. Come tutte le aziende, tuttavia, non siamo in grado di garantire con assoluta certezza la sicurezza dei dati; alcuni rischi residui sono sempre presenti.
Le nostre misure di sicurezza tecnica includono ad esempio la cifratura e la pseudonimizzazione dei dati, la registrazione dei dati, limitazioni di accesso e la creazione di backup. Le misure organizzative comprendono direttive ai nostri dipendenti, accordi di riservatezza e controlli regolari. Obblighiamo inoltre i nostri incaricati del trattamento dati ad adottare adeguate misure di sicurezza sia tecniche che organizzative.
12. Quanto tempo conserviamo i dati personali?
Conserviamo i suoi dati personali:
- per il tempo necessario alle finalità per cui vengono trattati;
- finché abbiamo un legittimo interesse alla loro conservazione, specialmente quando i dati sono necessari per far valere o difendere le nostre pretese, per scopi di archiviazione e per assicurare la sicurezza informatica;
- finché siamo soggetti a un obbligo legale di conservazione.
13. Quali sono i suoi diritti relativi al trattamento dei suoi dati personali?
Lei ha il diritto di:
- ottenere informazioni sui suoi dati personali che conserviamo;
- correggere dati personali inesatti o incompleti;
- chiedere l'eliminazione o l’anonimizzazione dei suoi dati personali, se non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti;
- richiedere la limitazione del trattamento dei suoi dati personali;
- ricevere i suoi dati personali in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile da un dispositivo automatico;
- revocare il consenso al trattamento dei suoi dati personali per il futuro, se basato sul suo consenso.
Nota che questi diritti potrebbero essere limitati in specifici casi, ad esempio se sorgono dubbi sulla sua identità o se necessario per proteggere altre persone o conformarsi ad obblighi legali.
Per esercitare i diritti sopra elencati, può contattarci come indicato al punto 14.
Ha anche il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo competente se ritiene che il trattamento dei suoi dati personali non sia conforme alla legge. In Svizzera, l’autorità di controllo competente è l’Incaricato Federale della Protezione dei Dati e della Trasparenza (IFPDT).
14. Come ci può contattare?
Per domande relative alla presente Informativa sulla protezione dei dati o al trattamento dei suoi dati personali ci può scrivere a valeria.dotti@qualitycom.ch
15. Modifiche della presente INFORMATIVA sulla protezione dei dati
La presente Informativa in materia di protezione dei dati può essere in ogni tempo unilateralmente adattata dalla Fiduciaria Qualitycom SA, in particolare qualora cambino le nostre modalità di trattamento di dati oppure entrino in vigore nuove disposizioni legali. In generale, per i trattamenti di dati si applica la versione aggiornata dell’Informativa in materia di protezione dei dati di volta in volta in vigore all’inizio del trattamento in questione. L’ultima versione aggiornata sarà consultabile sui siti aziendali della Fiduciaria Qualitycom SA.
Versione 1 – 26.09.2023
Il presente documento è stato redatto in diverse lingue. In caso di dubbio, fa stato la versione italiana del documento.